2018-12-15

Udostępnianie i kwerendy

Czytelnia Akt

Materiały archiwalne udostępniane są użytkownikom wyłącznie w Czytelniach Akt.

Czytelnie Akt Archiwum Państwowego w Kielcach i Oddziału w Sandomierzu czynne są w miesiącach
od września do czerwca:

a) w Archiwum Państwowym w Kielcach w:

poniedziałek, czwartek – od 8.00 do 17.45,

wtorek, środa, piątek – od 8.00 do 15.00,

b) w Oddziale Zamiejscowym w Sandomierzu w:

poniedziałek – piątek - od 8.00 do 15.00.

Od 1 lipca do 31 sierpnia Czytelnie Akt czynne są od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 15.00.

Rewersy przyjmowane są najpóźniej na 15 minut przed zamknięciem Czytelni Akt

Wszystkie materiały archiwalne udostępniane w Czytelniach Akt muszą być zewidencjonowane
tj. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu ustala się maksymalną liczbę materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia na 10 jednostek aktowych. W uzasadnionych przypadkach (mała ilość użytkowników i zamówień) kierownicy Oddziałów odpowiedzialnych za udostępnianie akt mogą wyrazić zgodę na udostępnienie większej ilości jednostek (maksymalnie do 5 j.a.).

Wszystkie materiały archiwalne udostępniane w pracowni naukowej muszą zostać wcześniej spaginowane. Archiwalia niespaginowane udostępnione zostaną nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia zamówienia.

UWAGA!

Nie udostępnia się:

a) materiałów archiwalnych, z których sporządzono reprodukcje użytkowe – mikrofilmy, skany,

b) materiałów archiwalnych będących w stadium opracowania archiwalnego,

c) materiałów podlegających skontrum, digitalizacji, zabiegom konserwatorskim, przemieszczeniom zasobu lub innym działaniom wymagającym ich czasowego wyłączenia,

d) materiałów będących w złym stanie zachowania.

Ograniczenia w udostępnianiu mogą wynikać również z ograniczeń prawnych, dotyczyć mogą również np. ochrony danych osobowych, tytułu własności, danych jednostkowych itp.

Udostępnione materiały archiwalne, mogą być odpłatnie reprodukowane w postaci kserokopii, skanów lub fotografii cyfrowej wg obowiązującego w Archiwum Cennika usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Kielcach, dostępnego w Czytelniach Akt.

Zasób Archiwum Państwowego w Kielcach udostępniany jest w Czytelniach Akt, w oparciu o Zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Dokładne unormowania dotyczące korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum Państwowego w Kielcach zawarte są w Regulaminie korzystania z materiałów archiwalnych dostępnych w Czytelniach Akt.

Korzystający z archiwaliów, po zapoznaniu się z regulaminem korzystania z materiałów archiwalnych, składa zgłoszenie użytkownika oraz ewentualne pełnomocnictwa i upoważnienia. Następnie samodzielnie na podstawie inwentarzy lub spisów wybiera potrzebne jednostki archiwalne. Zamawia je wypełniając jeden rewers na jedną jednostkę archiwalną.

Rewersywraz z wypełnionym Zgłoszeniem można przesłać także faksem, pocztą tradycyjną lub elektroniczną –  Kielce: czytelnia@kielce.ap.gov.pl oraz Sandomierz: sandomierz@kielce.ap.gov.pl. Otrzymanie przez Archiwum rewersów do realizacji musi nastąpić minimum 2 dni przed terminem, na jaki ma być ono przygotowane). Gdy rewersy nie będą dostarczone z wyprzedzeniem, będą one, realizowane wg kolejności ich wpływów w danym dniu.

 


Archiwum przeprowadza kwerendy (poszukiwania akt) do celów urzędowych – prawno administracyjnych, wydając uwierzytelnione odpisy, wypisy, reprodukcje i zaświadczenia z przechowywanych materiałów na umotywowane wystąpienie klienta lub jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego podanie w tym przypadku powinno zawierać co najmniej:

Wskazanie osoby wnoszącej podanie (Imię i nazwisko)

Adres osoby wnoszącej podanie

Treść żądania [informację dotycząco twórcy poszukiwanego dokumentu, datę (rok, zakres lat) jego wystawienia lub inne informacje umożliwiające jego odszukanie]

Podpis osoby wnoszącej podanie

Inne elementy wymagane przez przepisy szczególne.

 

Archiwum przeprowadza także poszukiwania genealogiczne oraz poszukiwania dokumentów własnościowych. Poszukiwania genealogiczne i własnościowe prowadzone są odpłatnie, zgodnie z obowiązującym cennikiem.

Z opłat zwolnionesą jedynie podania o poszukiwanie akt do celów odszkodowawczych i emerytalno-rentowych.


W związku z pytaniami dotyczącymi terminów realizacji kwerend napływających do Archiwum informujemy, że w pierwszej kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza zakresem administracji publicznej, a w konsekwencji nie mają do nich zastosowania przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów i są wykonywane na zasadach umowy cywilnoprawnej między zamawiającym a wykonawcą. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. Czas realizacji usługi może sięgać 2 miesiące.

Archiwum Państwowe w Kielcach zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych
ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, braku danych lub, gdy wynika z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się